De welzijnsgroep Helan telt meer dan 6.000 medewerkers in een breed ecosysteem van dienstverlenende bedrijven, die samen de handen in elkaar slaan in naam van het publieke welzijn. Het gaat om heel gevarieerde profielen (bedienden, kind- en jeugdbegeleiders, huishoudhulp, zorgverleners, winkelbedienden,...) in diverse werkomgevingen en op verschillende locaties.

Welke meerwaarde brengt HR-analytics nu in de organisatie? En hoe toon je die meerwaarde aan bij verschillende stakeholders zoals HR en hoger management?

In 2023 was er tijdens een voorafgaand traject, in samenwerking tussen Helan en Starfish Consultancy, een strategische HR-analytics roadmap 2023-2025 uitgestippeld. Een belangrijk doel hiervan was om binnen Helan aan te tonen dat HR-analytics maximaal kunnen bijdragen aan de besluitvorming en de dagelijkse werking op basis van gerichte analyses; een zogenaamde “use case”.

Hiervoor kozen we een HR-thema uit dat hoog op de agenda stond in de organisatie (strategische luik) en tegelijkertijd ook snel haalbaar en betrouwbaar was op vlak van beschikbare data (analytics luik): Absenteïsme.

Onze aanpak bestond uit 3 grote fasen. Tussen elke fase werd afgestemd met een interne stuurgroep, die bestond uit verschillende stakeholders (HR, data team, IT, management …)

1. Afbakenen van de scope van de use case

In de eerste fase bepaalden we welke data beschikbaar was (bijv. verzuim per dag of per maand), welke definities gehanteerd werden (bijv. wat verstaan we onder ziektepercentage?), en welke vragen relevant waren om te beantwoorden. Door in dialoog te gaan met de stuurgroep, stelden we de volgende onderzoeksvragen op:

• Wat is de impact van bepaalde factoren (zoals arbeidsomstandigheden, anciënniteit, loon, etc.) op kort en middellang verzuim?
• Welke werknemersgroepen lopen het hoogste risico op verzuim?
• Hoe verhoudt het verzuim van Helan zich tegenover andere organisaties?

2. Data cleaning en analyse

Vervolgens gingen we aan de slag met de data. Omdat verzuimdata erg persoonlijk is, is het belangrijk om hier zeer vertrouwelijk mee om te gaan. We voerden analyses uit op interne computers van de klant en laten op dataniveau, bijvoorbeeld werknemersgegevens zoals namen buiten beschouwing om de privacy te waarborgen.

Daarnaast gaven we vanuit Starfish concrete en diepgaande demonstraties van onze werkwijze aan de experts binnen Helan. Zo kunnen zij als organisatie leren om zelf met hun analytics aan de slag te gaan en deze use case in de toekomst te herhalen. We betrokken hen in de verschillende uitdagingen tijdens het proces en gaven duiding hoe we daar als data-analisten mee omgaan.

3. Analyseresultaten vertalen naar impact

In de laatste fase presenteerden we de inzichten op een manier die impact maakt binnen de organisatie. Dit betekent niet alleen een boeiende presentatie, maar vooral ook de centrale boodschappen helder en begrijpelijk maken voor een divers publiek. Bij Starfish streven we ernaar om altijd “actiegerichte inzichten” te bieden. Dat betekent dat we niet alleen de cijfers en resultaten van de analyse delen, maar ook aanbevelingen geven voor mogelijke vervolgstappen.

Het eindresultaat was een uitgebreid rapport dat volgende belangrijke elementen omvatte:

• Gedetailleerde antwoorden op elke onderzoeksvraag, toegelicht vanuit de analyseresultaten.
• Strategische acties voor het verlagen van het verzuim
• Extra acties voor het data team en toekomstig onderzoek
• Een voorgesteld communicatieplan om deze inzichten te delen met alle niveaus binnen de organisatie, en volgens welke timing.

Elke medewerker binnen Helan kan zich op die manier snel inwerken in het afgelopen project en de volgende stappen die kunnen gezet worden op vlak van HR-analytics.

Wil je graag meer weten of klinkt onze aanpak als de perfecte oplossing voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op!