Het is duidelijk dat toegangsbeheer een steeds belangrijkere rol speelt, ook in de wereld van HR. Het bepaalt wie welke informatie kan inzien en bewerken, en is essentieel voor het waarborgen van de privacy en veiligheid van HR-data. Maar niemand wil zich de hele dag bezig houden met verzoekenjes tot toegang.

Gelukkig laat HR-analytics ons toe om bepaalde regels te automatiseren: “Als het e-mailadres @hr-bedrijf.be bevat, dan krijgt die persoon toegang tot de personeelsdata.” Meestal zal de IT-dienst binnen jouw bedrijf hierover beslissen, maar de input van HR is essentieel: wie mag toegang krijgen tot wat? Op welk niveau gaan we toegang verlenen? In deze blogpost bespreken we de twee grote stromingen binnen toegangsbeheer: Coarse Grained vs. Fine Grained Access Control.

Coarse Grained, of “grofkorrelige”, toegang betekent dat gebruikers toegang krijgen tot grote delen van data met slechts enkele brede toegangsregels, zoals toegang verlenen op basis van een functie of departement. Dit type toegang is eenvoudiger te beheren en implementeren, maar biedt minder controle over wie welke specifieke data kan zien.

Voorbeeld
Een HR-manager krijgt volledige toegang tot de personeelsdossiers van alle medewerkers. Dit betekent dat ze elk aspect van een dossier kunnen inzien, van persoonlijke gegevens data tot salarisinformatie en prestatiebeoordelingen. Ongeacht wie die positie van HR-manager vervult.

Situatie waarin dit een goede optie is:
In een kleine organisatie met een beperkt aantal medewerkers kan grofkorrelige toegang praktisch zijn. Bijvoorbeeld, als er slechts één HR-manager is die verantwoordelijk is voor alle HR-gerelateerde taken. In dat geval is het efficiënt dat deze persoon toegang heeft tot alle benodigde data zonder voortdurend te moeten schakelen tussen verschillende toegangsrechten.

Situatie waarin dit gevaarlijk kan zijn:
Stel dat er een stagiair bij het HR-departement begint. Als de organisatie grofkorrelige toegang hanteert, zou deze stagiair, mogelijks per ongeluk, dezelfde brede toegangsrechten kunnen krijgen als een ervaren HR-medewerker. Dit kan problematisch zijn als de stagiair nog geen uitgebreide training heeft gehad in privacy- en beveiligingsprotocollen, of het privacybeleid nog niet heeft ondertekend. Hierdoor bestaat het risico dat gevoelige informatie onbedoeld wordt gedeeld of misbruikt.

Fine Grained, of “fijnkorrelige”, toegang biedt een veel gedetailleerdere controle over welke gebruikers toegang hebben tot welke specifieke data. Dit betekent dat je per type data en per gebruiker kunt bepalen wie wat mag zien of bewerken.

Voorbeeld:
Een recruiter heeft alleen toegang tot de sollicitatiegegevens en CV's van kandidaten, terwijl salarisgegevens en persoonlijke informatie afgeschermd blijven. Een teamleider heeft toegang tot de prestatiebeoordelingen van zijn team, maar niet tot hun salarisinformatie.

Situatie waarin dit een goede optie is:
In een grote organisatie met meerdere afdelingen en gevoelige informatie kan fijnkorrelige toegang essentieel zijn. Bijvoorbeeld, de recruiter hoeft geen toegang te hebben tot salarisgegevens van huidige medewerkers, maar alleen tot sollicitatie-informatie. Dit voorkomt dat gevoelige informatie onnodig wordt gedeeld en helpt bij het naleven van privacyregels zoals de GDPR-wetgeving.

Situatie waarin dit gevaarlijk kan zijn:
Het beheren van fijnkorrelige toegang kan complex en tijdrovend zijn. Stel je voor dat een organisatie snel moet reageren op een noodsituatie waarbij meerdere medewerkers tijdelijk toegang tot specifieke data nodig hebben. Als de toegangsrechten niet goed zijn ingericht of als er geen duidelijk beleid is voor noodtoegang, kan dit leiden tot vertragingen en inefficiëntie, wat de organisatie in een crisis kan verzwakken. Zelfs in het dagelijkse leven, als de organisatie veel mobiliteit kent en er dus vaak nieuwe werknemers aan de slag gaan of wisselen van positie, is het verlenen van toegang op het laagste niveau erg tijdrovend.

Het bepalen van de juiste toegangsstrategie voor jouw organisatie hoeft geen keuze te zijn tussen fijn- en grofkorrelige toegang; vaak kan een combinatie van beide de beste oplossing bieden.

Stel dat je werkt bij een middelgrote organisatie met een HR-afdeling die zowel verantwoordelijk is voor werving als voor medewerkersbeheer. Je kunt grofkorrelige toegang gebruiken op basis van rol en regio. Bijvoorbeeld HR-managers uit Brussel hebben automatisch toegang tot alle trainingsdata van medewerkers uit Brussel. Tegelijkertijd wil je dat elke medewerker enkel zijn of haar eigen trainingsdata kan zien, dus hiervoor gebruik je fijnkorrelig toegangsbeheer.

Het bepalen van de juiste toegangsstrategie voor jouw organisatie hangt af van verschillende factoren:

• Wat is de gevoeligheid van de data? Voor zeer gevoelige informatie, zoals salarisgegevens of medische dossiers, kan fijnkorrelige toegang noodzakelijk zijn om de privacy en veiligheid te waarborgen.
• Wat is de grootte van je organisatie? In kleinere organisaties waar minder medewerkers toegang nodig hebben tot HR-data, kan grofkorrelige toegang voldoende zijn.
• Wat zijn de behoeften van jouw organisatie? Doe een grondige analyse van wie welke data nodig heeft om hun werk effectief te kunnen doen. Indien vooral dezelfde rollen binnen de organisatie hetzelfde type informatie nodig heeft, zal grofkorrelige toegang volstaan.

Door een combinatie van fijn- en grofkorrelige toegang te gebruiken, kun je de juiste balans vinden tussen beveiliging en efficiëntie. Dit stelt je in staat om de toegang tot HR-data precies af te stemmen op de behoeften van je organisatie. Wil je hulp bij het implementeren van de beste strategie voor jouw situatie? Neem dan contact op met ons. We helpen je graag verder!

Wil je nog meer inspiratie over HR-analytics? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends over HR-analytics of contacteer ons.