Sana werkt vaak samen met organisaties die concrete problemen opmerken met de diversiteit op de werkvloer. Het is een thema dat binnen alle domeinen van HR belangrijk is, van rekrutering tot verloop. Zo vertelde ze over een organisatie die moeite had om divers talent aan te trekken en te behouden. Mensen met een etnische achtergrond verlieten vaak al na een jaar de organisatie, wat een duidelijk alarmsignaal was. De businessvraag bij DEI-projecten (diversiteit, gelijkheid en inclusie) is dus duidelijk: Hoe kunnen we onze HR-praktijken verbeteren om iedereen zich welkom te laten voelen en gelijke kansen te creëren?

Een succesvolle diversiteitsstrategie begint met data. Niet alleen de kwantitatieve, “harde data” die uit cijfers bestaan, zoals bijvoorbeeld uit jouw Applicant Tracking System (ATS). Maar ook de kwalitatieve data, die meer beschrijvend zijn en gericht op het begrijpen van meningen en ervaringen zijn essentieel. Antwoorden van medewerkers in exit-interviews zijn bijvoorbeeld essentieel.

Het is de combinatie van beiden die het thema van diversiteit meetbaar maken.

Een huidige uitdaging bij het meten van etniciteit is de wettelijke beperkingen. De huidige wetgeving is opgesteld om werknemers te beschermen tegen onderliggende biases. We willen namelijk vermijden dat iemand zich uitgesloten voelt op de werkvloer, omwille van wie je bent of waar je vandaan komt. Dit maakt het verzamelen van demografische data zoals etniciteit niet rechtstreeks mogelijk. Wat kan je dan wel verzamelen?

Sana adviseert om vragen over etnische achtergrond op een anonieme en vrijwillige manier te stellen. Vanuit haar ervaring, merkte ze op dat de grootste bezorgdheid van respondenten vaak bij de anonimiteit van de survey ligt, niet bij de demografische vragen zelf. Vraag bijvoorbeeld: “Met welke etnische achtergrond identificeert u zichzelf het meest? (optioneel)”. Dit helpt om een beter inzicht te krijgen zonder privacy te schenden.

Een belangrijke tip bij het bevragen van demografische gegevens, is om respondenten altijd de optie te geven, indien ze die informatie liever niet willen delen.

Bij het opstellen van vragenlijsten is het bijvoorbeeld belangrijk om meer dan twee genderopties te bieden en altijd een vakje voor "ik wil dit liever niet aangeven" op te nemen. Dit zorgt voor een hogere respons en geeft waardevolle inzichten in de diversiteit binnen de organisatie.

Om het vertrouwen van medewerkers te winnen, is het belangrijk dat externe consultants maar ook HR-medewerkers, zich kenbaar maken en het proces duidelijk uitleggen. Dit kan door regelmatig updates te geven over de survey en te benadrukken dat de antwoorden anoniem worden verwerkt.

Daarnaast is het waardevol om op de verschillende afdelingen langs te gaan en te luisteren naar wat er leeft op de werkvloer. Dit soort kwalitatieve data kan net zo waardevol zijn als cijfers.

Een rapport moet afgestemd zijn op de business case en gericht zijn op actie. Sana adviseert om te focussen op maximum 3 à 5 belangrijke inzichten en deze duidelijk te communiceren, vooral naar het C-level publiek. Zij zijn hoofdzakelijk geïnteresseerd in de vraag “Wat moet ik nu doen? Hoe ga ik hiermee aan de slag op de werkvloer?”.

Het meeste impact creëer je door de cijfers tot leven te brengen. Gebruik daarom zowel kwantitatieve als kwalitatieve data. Zo kan je enerzijds aantonen waar een inclusie-score opvallend lager ligt, maar kan je anderzijds verhalen vanop de werkvloer meegeven die bepaalde uitdagingen heel tastbaar maken. Let wel op dat verhalen altijd anoniem gedeeld moeten worden om de focus te leggen op de achterliggende boodschap in plaats van op “wie heeft dit verteld?”.

Wanneer je met HR-data aan de slag wil gaan om diversiteit te meten en uitdagingen in kaart te brengen, denk dan aan volgende klemtonen:

1. Geduld en volharding: Het opbouwen van een inclusieve werkomgeving vergt tijd en doorzettingsvermogen.
2. Meten is weten: Gebruik zowel kwantitatieve als kwalitatieve data als een gids om problemen te identificeren en gericht aan te pakken.
3. Zet kleine stappen: Naar toekomstige verplichte rapporteringen toe, gaat het je veel opleveren om nu al kleine stappen te zetten op vlak van dataverzameling. Op die manier, worden bevragingen minder als een last ervaren en blijft de motivatie om deel te nemen hoog.

Wil je nog meer inspiratie over HR-analytics? Schrijf je dan zeker in voor onze tweemaandelijkse nieuwsbrief met tips en trends over HR-analytics of contacteer ons.